Ako zariadiť stretnutie absolventov?

2024 Autor: Priscilla Miln | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-02-18 10:16

Večer stretnutia absolventov, bez ohľadu na to, kde sa koná a koho zhromažďuje, si vyžaduje serióznu prípravu a hmatateľné náklady. Spravidla je pre jedného človeka dosť ťažké zvládnuť organizáciu takejto dovolenky a pripraviť sa na ňu.

Teraz často využívajú služby agentúr, no výsledok práce profesionálov nie vždy spĺňa očakávania a môže sa líšiť od verzie dovolenky, ktorú chceli zariadiť. Preto je lepšie, aby ste túto záležitosť prevzali sami, najlepšie v spoločnosti dvoch, troch alebo štyroch ľudí.

Kde začať?

Večer stretnutia absolventov musíte začať pripravovať určením počtu účastníkov. To znamená, že by ste sa mali rozhodnúť, koho zbierať – celé vydanie, jednu triedu alebo skupinu. Či pozvať učiteľský zbor a koho z učiteľov zavolať. Všetky ostatné aspekty závisia od počtu potenciálnych účastníkov a hostí udalosti.

Ďalej ich musíte nájsť všetkyľudí, ktorí sa majú zhromaždiť. Či už plánujete usporiadať absolventský večer v škole alebo študentskú párty v reštaurácii, hľadanie účastníkov je najdôležitejšou, zdĺhavou a najťažšou fázou prípravy.

Po nájdení všetkých možných súradníc by ste mali ľudí kontaktovať alebo zavolať, a nielen im poslať pozvánky. Toto sa musí urobiť, pretože niekto nepôjde a niekto bude chcieť prísť nie sám. Treba zavolať alebo napísať učiteľom. Nemali by ste vopred vylúčiť účastníkov a zamerať sa na svoje vlastné nápady. To znamená, že ak sa stretnutie absolventov bude konať napríklad v Moskve a jeden z potenciálnych účastníkov býva vo Vladivostoku, nemali by ste sa sami rozhodnúť, že ten človek nepríde.

Je potrebné si ujasniť preferovaný čas a dátum s každým z účastníkov večera, vrátane učiteľov. Mali by ste sa tiež dôkladne opýtať na finančné možnosti, to znamená, že koľko je osoba pripravená vyčleniť na organizáciu podujatia.

Po týchto úvodných fázach budú mať organizátori k dispozícii kompletný zoznam hostí a účastníkov podujatia s informáciami o ich voľnom čase a finančných možnostiach.

Čo ďalej?

V ďalšej fáze by sa malo určiť miesto, čas a približný scenár večera stretnutia absolventov. Na základe približného rozpočtu a počtu účastníkov to nie je zložité. V tejto fáze bude potrebné dvakrát „prezrieť“rozpočet, ako aj počet účastníkov.

Prvá vec, na ktorú treba začať myslieťscenár – výber miesta. Ak sa na podujatí očakáva viac ako sto ľudí, ale rozpočet je malý, mali by ste si prenajať kaviareň alebo malý klub s minimálnou objednávkou na základe „pre návštevníkov“. Teda dohodnúť sa s majiteľmi inštitúcie, že nápoje a jedlo si budú ľudia objednávať sami. Tento spôsob prenájmu výrazne zníži náklady na platbu za inštitúciu.

Ďalšou možnosťou je stráviť stretnutie absolventov v škole alebo inštitúte. No nie vždy je tento spôsob organizácie podujatia ekonomickejší ako prenájom inštitúcie. Pre úplnú oslavu budete musieť pripraviť bufetové stoly, to znamená kúpiť alkohol, jedlo alebo hotové občerstvenie. Pri nákupe potravín budete potrebovať osobu, ktorá bude variť. Budete potrebovať obrusy, riad a mnoho ďalšieho. Všetko budete musieť upratať aj po skončení dovolenky. Okrem nákladov a starostí má organizovanie podujatia v budove školy množstvo významných nevýhod, ako sú časové a dátumové obmedzenia, nutnosť presúvať a presúvať nábytok, pretože atmosféra nie je určená na oslavy.

Najlepší spôsob, ako stráviť večer stretnutia absolventov, je spojiť návštevu školy alebo inštitútu s párty v reštaurácii. Slávnostná časť sa môže konať v školskej aule alebo študentskom publiku a preniesť samotnú zábavu do reštaurácie alebo kaviarne. Pri tejto voľbe musíte najskôr zistiť dátumy a hodiny, v ktorých bude vzdelávacia inštitúcia môcť organizovať podujatie, spojiť to sčasový rámec, ktorý preferuje väčšina účastníkov, a v skutočnosti si vyberte dátum.

Vybraný dátum a čas nekoordinujte ihneď s administratívou, ale dohodnite sa iba vopred. Je to potrebné na nájdenie vhodnej kaviarne na vybraný čas v blízkosti vzdelávacej inštitúcie v pešej vzdialenosti. Je veľmi nepohodlné, ak je ústav alebo škola vo veľkej vzdialenosti od reštaurácie. V tejto situácii niektorí nepôjdu na slávnostnú časť, zatiaľ čo iní nepôjdu na zábavu.

V neďalekej kaviarni však môže byť vybraný dátum alebo hodiny obsadené, ale iný termín je voľný, čo je tiež výhodné. Preto je potrebné so vzdelávacou inštitúciou rokovať vopred a až po definitívnom výbere reštaurácie.

Teraz môžete začať s vývojom scenára, opäť pomocou zoznamu hostí a údajov o ich finančných možnostiach. Je to potrebné na určenie počtu súťaží s cenami, menu večera, ktoré bude vopred objednané, a ďalších podobných momentov. Scenár večera absolventského stretnutia, ktorého sa zúčastní len desať ľudí, aj keď vo verzii „+1“, sa bude značne líšiť od programu podujatia pre dvadsať spolužiakov a dopadne úplne inak. zo stretnutia sto ľudí.

Všetky však majú rovnakú štruktúru:

• slávnostná časť;
• prechod do reštaurácie alebo len prestávka pred začiatkom bufetu;
• bežný čas;
• oficiálny koniec;
• "po prechádzke".

V štádiu výberu scenára v súlade s rozpočtom apočet hostí by nemal ísť do detailov plnenia každej položky, ale rozdeliť finančné prostriedky. Najjednoduchšie je to urobiť, vychádzať z toho, čo náklady, ktoré možno s maximálnou presnosťou vypočítať, napríklad zo slávnostnej časti. „Bývanie“by nemalo byť zahrnuté do rozpočtu vôbec, ale ak sú voľné peniaze, je celkom možné dať každému tematický kokteil na rozlúčku. Najobskúrnejšia z hľadiska rozpočtu je vždy hlavná časť večera, tá, ktorá prebieha podľa scenára a zahŕňa rôzne súťaže, lotérie a ceny. Preto ho treba nechať nakoniec a pri výbere, čím ho naplníte, postupujte podľa toho, koľko peňazí vám zostáva.

V dôsledku toho získate pomerne podrobný finančný odhad. Musí to byť jasne napísané, takže keď sa účastníci pýtajú, aké peniaze sa od nich vyberajú, nesnažili sa povedať obsah večera, ale jednoducho poslali zoznam suchých čísel v messenger alebo poštou. Ušetríte si tým vlastné nervy a odradí to podozrivých spolužiakov od vyjednávania so zberateľom.

Po zhromaždení finančných prostriedkov by ste mali začať realizovať plán. Pri veľkom počte hostí podujatia sa zvyčajne vyžaduje veľa rôznych prvkov a atribútov dovolenky. Nemali by ste robiť všetko podľa zásady „ako to chodí“, čas a nákupy či objednávky si treba naplánovať, je to oveľa pohodlnejšie a s jasným harmonogramom sa na nič nezabudne.

Ako držať oficiálnu časť?

Obsah slávnostnej časti závisí od toho, koľko bude učiteľov a kto presne plánujebyť prítomný. Napríklad rektor ústavu alebo vedúci katedry, riaditeľ školy na večernom stretnutí absolventov vždy vystúpi s prejavom, ktorý podujatie otvára. Toto je tradícia, ktorú treba dodržiavať. Ak nie sú „vysoké hodnosti“a je prítomný len triedny učiteľ alebo viacerí učitelia predmetov, právo otvoriť večer a viesť celú slávnostnú časť prechádza na jeho organizátora. Nezáleží na tom, ktorý z pedagógov na podujatie príde, každý, kto sa zúčastnil večera stretnutia absolventov pedagógov, je obdarovaný kvetmi a pamätnými listami vďaky.

Slávnostná časť by nemala byť dlhá, ale ani príliš krátka. Optimálny čas je 30-40 minút. Obsah môže byť:

• úvodný prejav alebo príhovor režiséra;
• doručenie pamätných diplomov alebo certifikátov, ale len pri malom počte účastníkov, ak je viac ako dvadsať osôb, potom sa certifikáty vydávajú po absolvovaní oficiálnej časti pri odchode zo sály;
• slová učiteľov, a keď učitelia dokončia, mali by ste dať kvety a krásne navrhnutý „ďakovný papier“, to isté platí pre riaditeľa alebo zástupcu administratívy;
• dokončenie a pozvanie na pokračovanie do reštaurácie (adresu si musíte pripomenúť a povedať, že je v pozvánke).

Ak chce niekto z absolventov niečo povedať, urobí tak po príhovoroch učiteľov a pred záverečným príhovorom organizátora sviatku.

Ak existuje možnosť nacvičiť si slávnostnú časť, malo by sa to urobiť bez problémov. Vždy môžu existovať nejaké nuansy, ktoré odlišujú realitu od scenára napísaného na papieri. Trvanie prejavov, nefunkčný mikrofón alebo chýbajúci stojan naň a ďalšie drobnosti, ktoré sa pri plánovaní nedajú zohľadniť. Objavia sa na skúške a možno ich opraviť alebo odstrániť.

Môžete dokončiť slávnostnú časť, ktorá sa neobmedzuje len na prejav. Dobrou možnosťou by bolo spievať pieseň. Vo večerných hodinách stretnutia absolventov, pri absencii hymny vo vzdelávacej inštitúcii, si môžete pripraviť akúkoľvek vhodnú tému a nie príliš dlhú pieseň. Jeho text a vysvetlenie je potrebné zaslať každému účastníkovi spolu s pozvánkou. V prípade potreby ho však môžete duplikovať vydaním výtlačku so slovami pri vchode do haly. Ak sa plánuje použitie odznakov, potom ich tiež dostanú všetci pred oficiálnou časťou pri vchode.

Čo sa bude vyžadovať pre oficiálnu časť?

Sú povinné atribúty oficiálnej fázy podujatia, ktoré nezávisia od počtu účastníkov ani od veľkosti rozpočtu. Patria sem:

• kvety pre všetkých učiteľov;
• pamätné diplomy alebo „absolventské vysvedčenia“;
• ďakovné listy učiteľom.

Toto je základ, bez ktorého sa nezaobídete. Diplomy a diplomy si môžete objednať v ktorejkoľvek z reklamných agentúr alebo priamo v tlačiarňach. Priama objednávka z tlačiarní, aj keď je lacnejšia, si však bude vyžadovať nezávislú prípravu rozloženia. Toto nie je len výkres vytvorený v akomkoľvek programe, existuje množstvo požiadaviek na takéto rozloženie. Bez pochopenia akoide o rozloženie tlače, ktoré sa práve robí, nemali by ste to robiť, pretože výsledok si bude vyžadovať úpravu a nie vinou tlačových strojov. To znamená, že budete musieť zaplatiť dvakrát.

Okrem povinných atribútov také prvky udalosti ako:

• odznaky s menom, triedou alebo inými informáciami;
• výzdoba auly, foyer a iných miest, ktorými prejdú absolventi vo vzdelávacej inštitúcii;
• v prípade potreby si vytlačte texty.

V prípade, že je vonku zima a šmykľavo a reštaurácia sa nachádza ďaleko od miesta, kde sa začínal večer stretnutia absolventov (napríklad február alebo marec nie sú vhodné na dlhé prechádzky), môže si prenajať dopravu. Na prenájom autobusu je nevyhnutné upozorniť v pozvánkach, pretože ľudia môžu odmietnuť použiť vlastné auto po tom, čo sa dozvedeli o dostupnosti dopravy „od dverí k dverám“.

Prechod do reštaurácie: je možné ju niečím naplniť

Či obsahovo vyplniť čas prechodu zo vzdelávacej inštitúcie na miesto slávnosti, je individuálna otázka. Závisí to od mnohých nuancií, ako napríklad:

• trvanie a pracovná náplň oficiálnej časti;
• počasie a ročné obdobie;
• dostupnosť dopravy alebo chôdze;
• čas, ktorý trvá dostať sa do reštaurácie;
• počet účastníkov.

Za dobrého počasia a v lete je možné na cestu využiť klaunov, bábky v životnej veľkosti, mímov s balónikmi a pod.sprevádzanie. To pripraví hostí na slávnostný večer. Ak je však napríklad cesta príliš krátka, stačí prejsť na opačnú stranu ulice, potom ju už nemusíte zapĺňať.

Na cestu autobusom, ktorá trvá aspoň 20 minút, môžete použiť klauna alebo akéhokoľvek iného umelca, ktorý rozpráva vtipy „do témy“alebo ešte lepšie vystupuje v žánri stand-up. Rovnaký žáner je optimálny pre hlavnú časť podujatia.

Ak je však menej ako desať ľudí, tak je takáto zábava po ceste úplne zbytočná.

Ako stráviť väčšinu večera?

Štruktúra toho, ako prebieha promócia v inštitúcii, o rok neskôr alebo desať rokov po promócii, je rovnaká. Ale počet účastníkov akcie ovplyvňuje štruktúru oslavy. Ak je viac ako 10-15 ľudí, bude potrebný vodca. Ak sa zúčastní 5 až 7 účastníkov, služby toastmastera nie sú potrebné.

Všetky súťaže, lotérie alebo iná zábava musia nevyhnutne zodpovedať téme večera, ako aj pitie reči. Dosiahnuť to je jednoduché, stačí použiť niekoľko tematických prvkov v skripte.

Štruktúra udalosti môže byť:

• organizátor musí predniesť krátky prejav pri večeri, inými slovami, znovu otvoriť sviatok;
• nasledovné prípitky by mali byť adresované konkrétnym ľuďom a mali by sa samozrejme informovať o tom, čo dosiahli v minulostino, samotní absolventi vedia hovoriť improvizovane;
• medzi zdvihnutím pohárov sa konajú súťaže, večerné vystúpenia umelcov alebo účastníkov;
• pred uzávierkou by sa mala uskutočniť lotéria s hravými cenami, napríklad s certifikátom o práve hostiť a organizovať ďalšie stretnutie.

Organizátor hovorí posledný prípitok. V ňom sa treba poďakovať tým, ktorí prišli, prejaviť dôveru v skoré stretnutie a vysvetliť, že reštaurácia je plne k dispozícii všetkým, ktorí sa chcú baviť aj naďalej, samozrejme s uvedením času. To znamená, že oficiálna časť by mala byť dokončená najmenej 2 hodiny pred uplynutím doby prenájmu.

Čo povedať v prípitkoch s „adresou“?

Gratulácie k večeru stretnutia sa príliš nelíšia od prípitkov na iné sviatky. To znamená, že je to krátky prejav, ktorý obsahuje príjemné slová o niekom, hovorí o úspechoch tohto človeka a vyzýva ho, aby sa napil.

Môžete hovoriť o čomkoľvek, ale, samozrejme, mali by ste byť pripravení. Každý má úspechy. Napríklad, ak sa vynikajúci študent a aktivista stal ženou v domácnosti, mali by ste pamätať na rodinné hodnoty a zdôrazniť, že dom je to najdôležitejšie, čo človek má. Ak spolužiak pracuje ako mechanik v továrni, musíte sa porozprávať o hodnote jednoduchých profesií, bez ktorých sú všetky vymoženosti moderného života nemysliteľné. To znamená, že cielené prípitky by mali zvýšiť sebavedomie človeka a potešiť ho.

Po takýchto prejavoch by mal byť udelený diplom „Za úspech“. Ale to by malo byť vykonané iba v prípade, že toastybude pripravený pre každého z hostí. Ak je na párty sto ľudí, netreba pripravovať diplomy. Ale samotné toasty by mali byť vyslovené. Treba ich premyslieť asi u polovice účastníkov. Po každom páre takýchto prejavov by hostia mali byť vyprovokovaní k rovnakým prejavom týkajúcim sa ich spolužiakov.

Večná otázka, na čo piť, je teda úplne odstránená a každý z pozvaných sa na dovolenke cíti potrebný a nie zbytočný.

Čo zahrnúť do programu?

Najoptimálnejším variantom programu takýchto podujatí sú vystúpenia samotných účastníkov. Ale väčšina ľudí má tendenciu odmietnuť ponuku na vystúpenie, takže organizátori by to mali zakryť súťažami alebo lotériami.

To znamená, že ako ceny za víťazstvo v súťaži musí víťaz napríklad čítať poéziu. Na večer stretnutia absolventov, ktoré sa koná podľa programu organizovaného podľa tohto princípu, treba pripraviť vopred vytlačené texty. Nie všetci ľudia si zapamätajú žiadne básne.

Môžete sa zaobísť bez súťaží a hrať predstavenia vo forme lotérie alebo prepadnutia. Môžete si dohodnúť aukciu. To znamená, že účastník dostane príležitosť predať niekomu svoje právo hovoriť a peniaze za túto položku budú začiatkom rozpočtu na nasledujúci večer stretnutia, ktorého dátum by mal byť, samozrejme, oznámený, napr. napríklad budúci rok.

Ako pripraviť prejav?

Táto otázka často mätie aj tých najpedantnejších a najtalentovanejších organizátorov. V skutočnosti je všetko jednoduché. Slová pre večer stretnutiaby nemal byť domýšľavý, úprimný a láskavý. To stačí.

Reč by sa nemala odkladať. Otvorenie slávnostnej časti je celkom do 5-7 minút, samozrejme, ak nevystúpi riaditeľ alebo niektorý z „dôležitých“učiteľov. Nemali by byť časovo obmedzovaní – je to neslušné. Záverečná oficiálna časť prejavu trvá 4-5 minút, možno ju začať slovami: „Večer domov začína“, „Teraz ideme do reštaurácie a zabavíme sa“a ďalšími informáciami, napríklad o autobusoch. alebo adresu inštitúcie.

Prvý prípitok je úplne symbolický a mal by znieť jednoducho: „Chlapci! Tu sme sa videli! Poďme to osláviť! Prípitok s adresou pozostáva z niekoľkých viet a trvá 2 – 4 minúty.

Ťažkostiam s rečami pri stole sa dá predísť najatím hostiteľa alebo tak, že čo najviac využijete ostatných účastníkov.

Na čo by ste nemali zabudnúť?

Pri plánovaní večera si musíte zapamätať tri nuansy, ako napríklad:

• organizujte natáčanie fotografií alebo videí;
• hľadať hostiteľa;
• odosielanie pozvánok.

Nezabudnite si najať fotografa a/alebo kameramana. Toto je veľmi dôležitá časť stretnutia. Okrem toho by ste si mali objednať služby na celý večer - od slávnostnej oficiálnej časti až po „prechádzku“. Výsledky jeho práce je potom potrebné zaslať elektronicky všetkým hosťom podujatia.

Najmete si hostiteľa na párty s viac ako 10 ľuďmi. Veď aj sám organizátor je absolvent a mal by sa baviť, a nie sledovať program análada hostí.

Pozvánka by mala byť vystavená, vrátane všetkých potrebných informácií v nej: čas a miesto stretnutia, názov a adresa reštaurácie, dostupnosť autobusu, ak sa plánuje jeho prenájom, text piesne, samozrejme, ak je tento prvok zahrnutý v scenári atď.

Pozvánky si nemusíte tlačiť, je oveľa jednoduchšie ich vydať v elektronickej forme a odoslať cez messenger alebo e-mail.